Empfohlene Reihenfolge für die Einrichtung der virtuellen Telefonanlage

Nach dem Abschluss eines Abonnements für eine virtuelle Telefonanlage muss diese eingerichtet werden. Zu Beginn umfasst die virtuelle Telefonanlage eine bestimmte Anzahl interner Teilnehmer, deren Einstellungen konfiguriert werden müssen, sowie eine Warteschlange.

Für die Nutzung der virtuellen Telefonanlage müssen folgende Einstellungen vorgenommen werden:

1. Erwerben Sie die erforderliche Anzahl an Rufnummern bei KOMPaaS (falls noch nicht geschehen), schalten Sie diese frei und konfigurieren Sie sie.

2. Weisen Sie den Teilnehmern interne Rufnummern zu. Legen Sie für jeden Teilnehmer die erforderlichen Parameter fest:

   • Legen Sie die Rufnummer fest, die für ausgehende Anrufe verwendet werden soll.

   • Richten Sie bei Bedarf eine Anrufweiterleitung an andere Rufnummern ein.

   • Konfigurieren Sie bei Bedarf Einschränkungen für ausgehende Anrufe.

   • Verknüpfen Sie den Teilnehmer mit einem Benutzer des persönlichen Kontos und weisen Sie diesem eine bestimmte Zugriffsebene für die virtuelle Telefonanlage zu.

3. Richten Sie das virtuelle Fax ein.

4. Erstellen Sie die erforderliche Anzahl an Zeitplänen für die Geschäfts- und die Ruhezeiten. Standardmäßig ist im System bereits ein Zeitplan eingerichtet: alle Tage rund um die Uhr (24/7).

5. Konfigurieren Sie die Warteschlangen.Legen Sie die Liste der Rufnummern in der Warteschlange, die Reihenfolge ihrer Anwahl und das Intervall zwischen den Anwahlversuchen fest. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Aufzeichnung von Anrufen in den Warteschlangen. Wählen Sie bei Bedarf Ansagen und Wartemusik aus.

6. Richten Sie das Sprachmenü (IVR) ein.

7. Richten Sie die Sperrliste sowie die Liste der bevorzugten Rufnummern ein.

8. Konfigurieren Sie die Anrufszenarien für die Anrufverarbeitung im Unternehmen. Legen Sie für die einzelnen Phasen der Anrufweiterleitung fest, an welche Ziele eingehende Anrufe von Kunden weitergeleitet werden, die die Festnetznummer des Unternehmens anrufen.

9. Konfigurieren Sie die Audiodateien – Sprachansagen und Begrüßungen.

10. Nehmen Sie die allgemeinen Einstellungen der virtuellen Telefonanlage vor: Legen Sie die Speicherdauer der Dateien auf dem Server fest und wählen Sie die Zeitzone der virtuellen Telefonanlage aus.