Описание услуги
Услуга «Голосовая почта» позволяет сократить число «потерянных» звонков, оставаясь на связи с клиентами, даже когда никого нет в офисе и некому принять входящий звонок. Вы можете создать ящик голосовой почты, например, общий для компании или какого-либо подразделения. Для того, чтобы прослушивать сообщения клиента, требуется ввести код доступа на своем телефонном аппарате. Вы также можете настроить отправку файлов с записями на свой e-mail. Для подключения услуги необходимо создать почтовый ящик и выполнить настройки маршрутизации звонков.
Хранение сообщений
Минимальная длина записываемого сообщения — 3 секунды. Это означает, что сообщения меньше 3х секунд записываться не будут.
Максимальная длина — 120 секунд.
Ящик голосовых сообщений вмещает до 50 сообщений включительно. Для записи новых сообщений необходимо удалить предыдущие. Для удаления сообщения войдите в ящик голосовой почты (для чего требуется набрать подряд комбинацию 088+номер почтового ящика и пин-код, если он задан), перейдите к прослушиванию сообщений (клавиша 1) и удалите последовательно все нужные сообщения (клавиша 7).
Для настройки голосовой почты:
- Перейдите в меню настроек виртуальной АТС (вкладка «Настройка» в верхнем меню).
- Перейдите в раздел «Маршрутизация | Голосовая почта» в левом меню. Откроется список почтовых ящиков, ранее созданных для компании или отдела.
- Создайте ящик голосовой почты, как описано ниже.
- Перейдите в раздел «Маршрутизация | Схемы маршрутизации» в левом меню.
- Добавьте ящик голосовой почты на схему маршрутизации. В результате звонок клиента будет перенаправляться на голосовую почту по заданным правилам маршрутизации. Подробная информация по переводу звонка на голосовую почту находится в разделе «ВАТС | Настройки | Маршрутизация | Схемы маршрутизации | Элемент «Голосовая почта» в Базе знаний.
Для создания нового ящика голосовой почты:
- Перейдите в раздел «Маршрутизация | Голосовая почта» в левом меню. Откроется список почтовых ящиков, ранее созданных для компании или отдела.
- Для создания нового ящика голосовой почты нажмите на кнопку «Добавить».
- Укажите:
- Номер — номер ящика голосовой почты. Выбирается при помощи стрелочек «вверх» и «вниз». Данный номер будет необходимо вводить на своем телефонном аппарате для прослушивания сообщений голосовой почты.
- Имя ящика голосовой почты — понятное вам имя ящика.
- Пинкод — пин-код для доступа к ящику голосовой почты. Задавать пин-код необязательно, но если он задан, его необходимо будет ввести на телефонном аппарате для прослушивания сообщений.
- Пересылать копию на электронную почту — установите флажок, если хотите получить сообщения и на электронную почту.
- Адрес электронной почты для пересылки — введите через запятую все адреса электронной почты, на которые следует пересылать копии сообщений голосовой почты (в формате mp3). Поле доступно при установленном флажке «Пересылать копию на электронную почту».
- Нажмите на кнопку «Применить».
Для прослушивания голосовой почты:
- На своем телефонном аппарате наберите подряд 088 и номер ящика голосовой почты (на скриншоте выше показан ящик с номером 400, это означает, что набирать для прослушивания сообщений нужно 088400).
- Если настроен цифровой пинкод, то после ввода номера ящика голосовой почты система запросит ввод пинкода. Введите пинкод.
- Вы попадете в голосовое меню, в котором услышите: «У вас <количество> новых и <количество> старых сообщений». Далее следуйте инструкциям голосового меню. Для выполнения команд голосового меню следует набирать в тональном режиме нужную клавишу на телефонном аппарате.
Схема ниже описывает работу с голосовым меню.
Основные действия в голосовом меню:
- Прослушать сообщение — клавиша «1» в главном меню;
- Удалить сообщение — клавиша «7» в меню сообщений.
- Прослушать старые сообщения — клавиша «2» в главном меню, затем — клавиша «1» в подменю (выбор директории), затем, после возврата в главное меню, — клавиша «1».
Подробная информация по работе с голосовым меню
При наборе комбинации 088+номер ящика голосовой почты (и пин-кода, если задан) вы попадете в главное голосовое меню, в котором услышите:
«У вас <количество> новых и <количество> старых сообщений.
Нажмите «1» для новых сообщений.
Нажмите «2» для смены директории.
Нажмите «*» для получения помощи или «#» для выхода.»
Навигация по главному меню
- «1» — прослушивание сообщений, меню сообщений;
- «2» — выбор директории, которая вызывается по клавише «1» — новые или старые сообщения;
- «*» — повтор главного меню;
- «#» — выход, завершение соединения.
Вы нажали «1» в главном меню:
Вы попадете в меню сообщений, в котором прослушаете нужные сообщения. После каждого сообщения воспроизводится меню сообщений, в котором вы можете выполнять различные действия с сообщением.
При входе в меню сообщений вы услышите:
<Номер сообщения> сообщение. Сообщение от абонента с номером <номер абонента>.
После этого воспроизводится сообщение от клиента, а затем — меню сообщений.
В меню сообщений произносятся возможные действия с сообщением:
- Нажмите «4» для предыдущего сообщения (если оно есть);
- Нажмите «3» для расширения настроек;
- Нажмите «5» для повтора текущего сообщения;
- Нажмите «6» для прослушивания следующего сообщения (если оно есть);
- Нажмите «7» для удаления этого сообщения (если было ранее выбрано действие удаления — для восстановления этого сообщения);
- Нажмите «9» для сохранения сообщения;
- Нажмите «*» для получения помощи или «#» для выхода.
Работа в меню сообщений
Вы нажали «4» в меню сообщений. Звучит предыдущее сообщение. Затем воспроизводится меню сообщений.
Вы нажали «3» в меню сообщений. Воспроизводятся дополнительные действия для сообщения:
Вам предлагается выполнить одно из следующих действий:
- Нажмите «2», чтобы позвонить абоненту, который оставил это сообщение;
- Нажмите «3» для прослушивании информации о сообщении;
- Нажмите «*», чтобы вернуться в главное меню.
В меню дополнительных действий вы нажали «2». Вы услышите:
«Записан следующий номер <номер абонента>
Нажмите «1», чтобы позвонить по этому номеру.
Нажмите клавишу «*» для отмены.»
В меню дополнительных действий вы нажали «3». Вы услышите:
«Сообщение от абонента <номер абонента>».
Вы нажали «5» в меню сообщений. Прослушанное сообщение звучит повторно. Затем воспроизводится меню сообщений.
Пользователь слушает сообщение повторно и ему предлагается выполнить одно из следующих действий для прослушанного сообщения.
Вы нажали «6» в меню сообщений. Звучит следующее сообщение. Затем воспроизводится меню сообщений.
Вы нажали «7» в меню сообщений. Сообщение удаляется (или восстанавливается, если ранее было удалено). Затем воспроизводится меню сообщений.
Вы нажали «9» в меню сообщений. Вы услышите:
«В какой директории сохранить сообщение?
Нажмите «0» для новых сообщений, «1» для старых сообщений или «#» для отмены».
Вы нажали «0» или «1». Вы услышите:
«Сообщение <порядковый номер сообщения> сохранено в <название директории (новые сообщения или старые сообщения).>».
Затем воспроизводится меню сообщений.
Вы нажали «2» в главном меню:
Вы можете выбрать, какие сообщения прослушивать — новые или старые. Вы услышите:
«Сменить на какую директорию? Нажмите «0» для новых сообщений, «1» — для старых сообщений или «#» для отмены».
При любом выборе вы попадаете в главное меню, где по клавише «1» вам будет доступна выбранная директория — «Новые сообщения» или «Старые сообщения».
Вы нажали «*» в главном меню:
Главное меню воспроизводится повторно.
Вы нажали «#» в главном меню:
Вы услышите «До свидания», после чего соединение завершается.