Hangposta kezelése

Szolgáltatás leírás

A “Hangposta” szolgáltatás lehetővé teszi, hogy csökkenjen az “elveszett” hívások száma és kapcsolatban tudjon maradni az ügyfelekkel még akkor is, amikor éppen senki sem tartózkodik az irodában, vagy éppen senki sem tudja fogadni a beérkező hívást. Létre tud hozni hangpostafiókot például a teljes cégnek, vagy akár külön részlegeknek. Ahhoz, hogy meg tudja hallgatni az ügyfelei által hagyott üzeneteket, meg kell adnia a hozzáférési kódot a saját telefonkészülékén. Lehetősége van olyan beállításra is, amellyel hangfájlokat tud átküldeni a saját e-mail-címére. A szolgáltatás aktiválásához létre kell hoznia egy postafiókot a virtuális alközpontban.

Üzenetek tárolása

A rögzíteni kívánt üzenetek minimális hossza – 3 másodperc. Ez azt jelenti, hogy ha az üzenet rövidebb mint 3 másodperc, akkor nem kerül rögzítésre.

A rögzíteni kívánt üzenet maximális hossza – 120 másodperc.

A hangpostafiók akár 50 üzenet tárolására alkalmas.

Új üzenetek rögzítéséhez el kell távolítani a régebbi üzeneteket. Régebbi üzenetek törléséhez, lépjen be a hangpostafiókba ( ehhez tárcsázza a 088+ kombinációt, amely a hangpostafiók telefonszáma és adja meg a PIN kódot, ha előzőleg be lett állítva), válassza ki az üzenetek meghallgatását (1-es gomb), majd törölje a régebbi üzeneteket egymás után ( 7-es gomb).

Hangposta beállítása:

1. Kattintson a Virtuális alközpontban a beállítások menüpontra (“Beállítások” fül a felső menüpontban)
2. Kattintson bal oldalon az „Útvonal tervezés / Hangpostafiók” menüpontra. Megnyílik a hangpostafiókok listája, amelyek korábban létre lettek hozva a vállalat vagy annak szervezeti egységei részére.
3. Hozzon létre egy hangpostafiókot, az alább leírtak szerint.
4. Kattintson bal oldalon az „Útvonal tervezés / Útvonal vázlatok” menüpontra.
5. Adja hozzá a hangpostát az útvonal vázlathoz. Ennek eredményeként az ügyfél hívása átirányítódik a hangpostafiókra az útvonal vázlat beállítása szerint.

Új hangpostafiók létrehozása:

1. Kattintson bal oldalon az „Útvonal tervezés / Hangpostafiók” menüpontra. Megnyílik a hangpostafiókok listája, amelyek korábban létre lettek hozva a vállalat vagy annak szervezeti egységei részére.

2. Új hangpostafiók létrehozásához, kattintson a „Hozzáad” gombra.

3. Adja meg az alábbi beállításokat:

• Szám – a hangpostafiók telefonszáma. Válassza ki a „fel” és „le” nyilak segítségével a kívánt hangpostaszámot. Ahhoz hogy meghallgathassa a hangpostafiókját, tárcsázza a saját telefon készülékéről a hangpostafiók számát.
• Hangpostafiók neve – az Ön hangpostafiókjának neve
• PIN kód – a hangpostafiókhoz való hozzáféréshez. A PIN kód megadása nem kötelező, de ha mégis meg van adva, akkor a telefonkészülékről való hangüzenet meghallgatásánál is szükség lesz rá.
• Nyelv – a kiválasztott nyelven fog működni a hangpostafiók, illetve a kiválasztott nyelven fogja megkapni e-mailben a hangposta üzeneteket.
• Másolat küldése e-mail-címre – pipálja ki a négyzetet, ha szeretné a hangfájlokat e-mailben is megkapni
• Hangposta e-mail-címe – több e-mail-címre küldéshez sorolja fel az e-mail-címeket vesszővel elválasztva, amelyekre szeretné megkapni a hangposta üzenetek másolatát (mp3 formátumban). Ez a mező csak akkor elérhető, ha ki van pipálva a „Másolat küldése e-mail címre” mező

4. Kattintson az „Alkalmaz” gombra

Hangpostafiók meghallgatása:

1. Telefonkészülékén tárcsázza a 088 számkombinációt és a hangpostafiók számát (a lenti ábrán látható a fiók 400-as telefonszámmal, ez azt jelenti, hogy a 088400-at kell tárcsázni ahhoz, hogy meghallgathassa a hangpostafiók üzeneteit)
2. Ha PIN kódot is beállított, akkor miután tárcsázta a hangpostafiók telefonszámát, a rendszer kérni fogja a PIN kódot is. Ez esetben adja meg a kódot.
3. Ön a Hangpostafiók főmenüjébe érkezik, ahol a következőket hallja : „Önnek van <szám> új és <szám> régi hangüzenete”. A továbblépéshez kövesse a hangpostafiókban elhangzó utasításokat. Ahhoz, hogy teljesíteni tudja a hangposta által követet utasításokat, Önnek kihangosított üzemmódban kell megnyomnia az említett gombokat a telefonkészülékéről.

Az alábbi ábra hangposta menüjét szemlélteti:

A hangos menü főbb funkciói:

• Üzenet meghallgatása – 1-es gomb a főmenüben
• Üzenet törlése – 7-es gomb az üzenetek menüben
• Régi üzenetek meghallgatása – 2-es gomb a főmenüben, előtte 1-es gomb az almenüben (parancs kiválasztása), majd visszatérés a főmenübe és 1-es gomb

Részletesebb információ a hangos menü kezeléséhez:

A 088+hangpostafiók száma kombináció tárcsázásakor (és a PIN kód megadásával, ha be van állítva) a hangos menübe jutunk ahol a következőket halljuk:

„Van <szám> új és <szám> régi hangüzenete”

Nyomja meg az „1”-es gombot az új üzenetekhez.

Nyomja meg a „2”-es gombot a mappaváltáshoz.

Nyomja meg a „*” gombot a Segítséghez vagy a „#” gombot a Kilépéshez.

Főmenü

• << 1 >> Üzenetek meghallgatása, Üzenetek menüje
• << 2 >> Parancs kiválasztása, amelyhez a következő nyomógombok tartoznak << 1 >> Új vagy régi üzenetek
• << * >> Főmenű ismétlése
• << #>> Kilépés, kapcsolat befejezése

Ha Ön megnyomta az << 1>> gombot a Főmenüben

az üzenetek menüpontba kerül, ahol meghallgathatja az üzeneteit. Minden meghallgatott üzenet után visszakerül az üzenet menübe, ahol különböző műveleteket lehet végezni az üzenetekkel.

A menübe való belépés után, a következőket hallja:

< Üzenet száma> üzenet. Üzenete van a következő telefonszámról < ügyfél telefonszáma>.

Ezután elhangzik a hagyott üzenet és utána visszatér az üzenetek menüpontba.

Az üzenetek menüpontban többféle lehetőség van :

• Nyomja meg a << 4>> gombot az előző üzenet meghallgatásához (ha van ilyen).
• Nyomja meg a << 3 >> gombot a lehetőségek bővítéséhez.
• Nyomja meg az << 5 >> gombot a jelenlegi üzenet újbóli meghallgatásához.
• Nyomja meg a << 6 >> gombot a következő üzenet meghallgatááshoz (ha van ilyen).
• Nyomja meg a << 7 >> gombot az üzenet törléséhez (ha előzőleg ki volt választva az a parancs, hogy üzenet törlése, akkor vissza az üzenetekhez).
• Nyomja meg a << 9 >> gombot az üzenet mentéséhez.
• Nyomja meg a << * >> gombot Segítséghez vagy a << # >> gombot a Kilépéshez.

Üzenetek menüpont

Ha Ön megnyomta a << 4 >> gombot az üzenetek menüben, meghallgathatja az előző üzenet. Ezután újra előjön az üzenetek menüpont.

Ha Ön megnyomta a << 3 >> gombot az üzenetek menüben, elérhetővé válnak a bővített lehetőségek.

Ekkor az alábbi lehetőségek közül választhat:

• Nyomja meg a << 2 >> gombot az üzenethagyó visszahívásához
• Nyomja meg a << 3 >> gombot az üzenet részleteinek meghallgatásához
• Nyomja meg a << * >> gombot a főmenübe való visszatéréshez

Ha Ön megnyomta a kiegészítő lehetőségek menüpontban a << 2 >> gombot, ezt hallhatja:

<< A következő szám lett elmentve <előfizető telefonszáma >

Nyomja meg az << 1 >> gombot a telefonszám felhívásához

Nyomja meg a << * >> gombot az elvetéshez >>

Ha Ön megnyomta a kiegészítő lehetőségek menüpontban a << 3 >>gombot, ezt hallhatja: 

<< Üzenet az ügyféltől < előfizető telefonszáma > >>

Ha Ön megnyomta a << 5 >> gombot az üzenetek menüben, az üzenet újra lejátszásra kerül. Ezután ismét előjön az üzenetek menüpont.

A felhasználó ismét meghallgatja az üzenetett és lehetősége van az üzet lehallgatásával kapcsolatban a következőkre.

Ha Ön megnyomta a << 6 >> gombot az üzenetek menüben, elhangzik a következő üzenet. Ezután újra előjön az üzenetek menüpont.

Ha Ön megnyomta a << 7 >> gombot az üzenetek menüben, az üzenet törlődik (illetve helyreállítódik, ha az előzőleg már törölve volt). Ezután újra előjön az üzenetek menüpont.

HaÖn megnyomta a << 9 >> gombot az üzenetek menüben, ezt hallhatja: 

<< Melyik menüpontba szeretné elmenteni az üzenetet?

Nyomja meg a << 0 >> gombot az új üzenetekhez, << 1 >> gombot a régi üzenetekhez, vagy a << # >> gombot az elvetéshez >>

Ha Ön megnyomta a << 0 >> vagy az << 1 >> gombot, ezt hallhatja:

<< Az üzenet < az üzenet száma > elmentve a <menüpont neve (új vagy régi üzenetek) > >>

Ha Ön megnyomta a << 2>> gombot a Főmenüben,

lehetősége van arra, hogy kiválassza melyik üzenetet szeretné meghallgatni – az új vagy a régi üzenetet. A következőt hallja:

<< Melyik menüpontra változtatni? Nyomja meg a << 0 >> gombot az új üzenetekhez, << 1 >> – a régi üzenetekhez vagy <<* >> gombot az elvetéshez >>.

Bármelyik választásnál Ön a főmenübe jut, ahol az <<1 >> gomb lesz a kiválasztott lehetőség – << Új üzenet >> vagy << Régi üzenet >>

Ha Ön megnyomta a << * >> gombot a Főmenüben

megismétlődik a főmenü.

Ha Ön megnyomta a << # >> gombot a Főmenüben

Itt a következőt hallja << Visszontlátásra >> ezután megszakad a kapcsolat.

Megjegyzés
Egy-egy hangpostafiók maximum 50 db üzenetet képes tárolni.